Situacija i izazov
Klijent je koristio on-premise Microsoft Exchange Server 2010 — verziju bez bezbednosnih zakrpa i van Microsoft supporta. Server je bio na fizičkom hardveru starosti 9 godina, sa istorijatom od 8 godina email komunikacije i 65 aktivnih korisnika.
⚠️ Izazov: Klijent nije mogao da priušti downtime tokom radne nedelje. Svi mailovi i shared mailboxovi morali su biti sačuvani. Rok: vikend — petak uveče do ponedeljka ujutru.
Naš pristup
Koristili smo IMAP migraciju sa batch pristupom — startovali smo nekoliko dana pre vikenda da presinkronizujemo starije mailove u pozadini, tako da finalni cutover traje minimalno.
- Sreda–četvrtak: presinkronizacija mailova starijih od 30 dana u pozadini
- Petak 18h: kreiranje svih 65 naloga na Microsoft 365 i konfiguracija licenci
- Petak 20h: finalna sinkronizacija i MX record swap
- Subota: migracija shared mailboxova, distribution grupe, room mailboxovi
- Nedelja: verifikacija sa 5 key usera, Outlook konfiguracija na svim računarima
- Ponedeljak 7h: tim startuje rad na novom sistemu
Tehnički detalji
Koristili smo Microsoft 365 Admin Center IMAP migraciju za mailove i Exchange Admin Center za shared mailboxove. Outlook profili su rekonfigurisani putem Autodiscover-a — korisnici su dobili nove login procedure u petak uveče, a u ponedeljak su otvorili Outlook i sve je radilo.
Poseban izazov bila je migracija shared mailboxova koje je koristilo više departmana — prodaja, nabavka, reklamacije. Svaki je zahtevao mapiranje pristupa i verifikaciju sa department managerima.
Rezultati
✅ Ponedeljak ujutru — svih 65 korisnika rade na Microsoft 365 bez ijednog sata downtime-a. 8 godina email istorijata dostupno u Outlooku. IT troškovi za Exchange server (hardver + licenca + održavanje) eliminisani.
Bojali smo se da ćemo provesti ponedeljak bez mailova. Umesto toga, kafa je bila jedini problem tog jutra.
— IT koordinator klijenta
Šta je klijent dobio dugoročno
- Microsoft 365 Business Standard za 65 korisnika — Word, Excel, Teams, OneDrive uključeni
- Automatski backup mailova (Exchange Online Protection)
- Mogućnost remote rada bez VPN-a
- Eliminacija troškova fizičkog servera (~800€/god. ušteda na hardveru i licencama)